De meest gestelde vragen over online personeelsplanning (deel 1)

Eric de Jong, Directeur C-quential, en Désirée Aries, Growth Manager C-quential

Met online personeelsplanning ben je altijd en overal in controle over de personeelsplanning. Dat maakt online planningssoftware een must voor elke organisatie met geroosterde medewerkers. Toch hebben nog niet alle betrokkenen bij het planningsproces een duidelijk beeld bij de toegevoegde waarde van online roosteren. In deze eerste blog uit een tweedelige reeks geven we antwoord op de meest gestelde vragen over online personeelsplanning.Lees hier de tweede blog.

Wat zijn de gevolgen van online personeelsplanning voor planners?

Voor planners wordt plannen meer plannen en minder administratie. Online personeelsplanning stelt medewerkers in staat om meer zelf te doen, zoals het ruilen van diensten, het regelen van vervanging, het vastleggen van meer- en minderwerk en het aanvragen van verlof. Veel planners zijn grofweg de helft van hun tijd met dit soort werkzaamheden bezig.

Deze tijd kunnen zij beter besteden aan strategische personeelsplanning. Neem bijvoorbeeld het voorwaarts berekenen van de formatie: is er over zes maanden voldoende capaciteit? Of zijn er voldoende medewerkers met de juiste kwalificaties en competenties voor alle afdelingen en locaties? Dat maakt plannen een specialisme, waarbij planners vooraf keuzes rapporteren in plaats van achteraf problemen. Bijkomend voordeel is dat niet-planners met planningstaken deze tijd aan hun hoofdtaak kunnen besteden. In de zorg is dit bijvoorbeeld een zeer effectieve manier om meer handen aan het bed te krijgen.

Leidt online personeelsplanning tot hogere medewerkerstevredenheid?

Door medewerkers meer invloed te geven op hun rooster, zoals op eerdergenoemde zaken, vergoot je hun zelfbeschikking en eigenaarschap. Dat leidt uiteindelijk, vooral bij jongere medewerkers, tot hogere tevredenheid en productiviteit. Hier valt voor veel organisaties nog veel te winnen. Ook voor organisaties die al werken met online planningssoftware maar huiverig zijn voor meer invloed van medewerkers.

Hierbij zijn de grootste winstkansen aanwezig bij organisaties die kampen met personeelstekort. Met name in de (semi-)publieke sector is de slagkracht van deze organisaties beperkt. Salaris, vakantiedagen en opleidingsmogelijkheden zijn vastgelegd in CAO’s en maken je geen aantrekkelijkere werkgever dan je collega’s. Meer invloed op het rooster wel. Dat maakt het rooster tot een belangrijk wapen in de strijd tegen personeelstekort.

Wat verandert er met online personeelsplanning in de samenwerking met uitzendbureaus?

Met online personeelsplanning heb je in één totaalpakket optimaal inzicht in de plusminuren van je medewerkers, zodat je minder vaak uitzendkrachten hoeft in te huren. Verder kun je ervoor zorgen dat bij externe inhuur alle handmatige handelingen van het uitzetten van een dienst, het invullen van een dienst en de financiële afhandeling tot het verleden behoren. Per ingevulde dienst scheelt dit twintig tot dertig minuten aan mails, telefoontjes, en administratie. Deze tijdsbesparing loopt flink op naarmate je meer diensten uitzet bij meerdere uitzendbureaus.

Voor het maken van de beste afweging tussen interne en externe inzet is het mogelijk om eigen medewerkers en uitzendbureaus te laten inschrijven voor dezelfde diensten. Vervolgens helpt het systeem je de beste afweging te maken. Intern invullen lijkt op het eerste gezicht vaak voordeliger maar dat is niet altijd waar, zoals wanneer medewerkers inschrijven op diensten onder hun niveau terwijl hun capaciteit op hoger niveau vereist is.

Meer weten?

Wil je meer weten over dit onderwerp of direct aan de slag? Neem contact op met Désirée Aries op desiree.aries@c-quential.nl of 06 11 36 17 22 of maak hier een afspraak voor een gratis en vrijblijvende inspiratiesessie.

‍