Een nieuw roostersysteem: zes tips voor een succesvolle implementatie (deel 2)

Ingrid Daamen, Consultant C-quential

Met de aanschaf van een nieuw roostersysteem zet je als organisatie een belangrijke stap. Maar hoe goed het roostersysteem ook is, de uiteindelijke meerwaarde van het systeem wordt voor een groot gedeelte bepaald door de implementatie. Daarom is het van essentieel belang om prioriteit te geven aan een succesvolle implementatie. In een tweedelige blogreeks geef ik zes tips voor een succesvol implementatietraject, waarmee je als organisaties maximale meerwaarde uit je roostersysteem haalt. In deze tweede blog lees je de tweede drie tips. Lees hier de eerste blog.

• Richt het roostersysteem zo eenvoudig mogelijk in

Voor een succesvolle implementatie moet je zo min mogelijk optuigen. Richt daarom het nieuwe roostersysteem zo eenvoudig mogelijk in. Organisaties die ontdekken wat de mogelijkheden van het nieuwe systeem zijn, willen daar vaak direct mee aan de slag. Maar vergeet niet de medewerkers centraal te stellen: wat betekent dit voor hen en hebben zij dat echt nodig? Het is verstandig om hen eerst te laten wennen aan het nieuwe systeem, en later - gericht - uit te bouwen.

Ook bij de interpretatie van wetgeving, CAO en bedrijfseigen regelingen is het verstandig om niet te snel te veel hooi op je vork te nemen. Concentreer je hierbij eerst op de tachtig procent die standaard is. Door complexe vraagstukken voor het laatst te bewaren ga je als projectorganisatie voortvarend van start en komt de ingewikkelder materie aan bod als je aan het systeem gewend en op elkaar ingespeeld bent. Zo stimuleer je een vloeiend proces en voorkom je onnodige vertraging.

• Voer een zo efficiënt mogelijk planproces in

Moderne planningssoftware is ontwikkeld voor een zo efficiënt mogelijk planproces. Wil je als organisatie maximale weerwaarde uit je nieuwe roostersysteem halen? Voer dan ook een zo efficiënt mogelijk planproces in. Dat doe je door medewerkers invloed te geven op hun rooster, zoals op het ruilen van diensten, het regelen van vervanging, het vastleggen van meer- en minderwerk en het aanvragen van verlof. Daarbij hebben de meeste medewerkers in de praktijk een voldoende regelmatig werkritme, zodat een permanent basisrooster gemaakt kan worden.

Omdat planners zich in deze situaties alleen nog met acute verstoringen en complexe planningszaken bezig hoeven houden, kun je het aantal planners verminderen. Goede kans dat bij deze zaken, afhankelijk van je plancapaciteit, ook bij jouw organisatie (forse) winst te behalen valt. Neem dit dus mee in je implementatietraject, want een efficiënt planproces doet niets af aan de kwaliteit van je planning en bepaalt uiteindelijk of de business case van het nieuwe systeem behaald wordt

• Zet ambassadeurs in

Last but not least: zet digitaal vaardige gebruikers met kennis van de behoeften van hun collega’s in: ambassadeurs. Deze representatieve groep enthousiastelingen neemt de rest van de organisatie mee in het gebruik van het nieuwe systeem, is vraagbaak en geeft trainingen en individuele uitleg. Aangezien doorgaans bekend is wie deze digitaal vaardige gebruikers zijn, kun je ruimschoots voor de ingebruikname van het nieuwe systeem beginnen met de werving van ambassadeurs.

Grotere organisaties werken vaak met pilots, waarin groepen medewerkers in fasen overgaan op het nieuwe systeem. Dit is een ideale gelegenheid om extra ambassadeurs te werven voor volgende fasen. Zij zijn hard nodig, want uiteindelijk ben je er als organisatie bij gebaat om met het nieuwe roostersysteem zo kort mogelijk dubbel te draaien naast het oude systeem, zodat gebruikers geprikkeld worden om de overstap te maken. Wil je als organisatie ultiem profijt hebben van je ambassadeurs? Geef hen dan een permanente rol als ambassadeur van het roostersysteem, ook na het implementatietraject.

Meer weten?

Wil je meer weten over dit onderwerp of direct aan de slag? Neem contact op met Ingrid Daamen op ingrid.daamen@c-quential.nl of maak hier een afspraak voor een gratis en vrijblijvende inspiratiesessie.

‍